TIETOSUOJASELOSTE
Laadittu 1.10.2018, päivitetty 18.4.2024
1. Rekisterinpitäjä
Kuntien Tiera Oy, 2362180-3
Tammasaarenkatu 1, 00180 Helsinki
Puh. 030 470 7111
info(a)tiera.fi
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Henkilöstöjohtaja Teemu Immonen
Tammasaarenkatu 1, 00180 Helsinki
rekry(a)tiera.fi
Tietosuojavastaava: Sami Rautiainen, tietosuoja(a)tiera.fi
3. Rekisterin nimi
Kuntien Tiera Oy:n työnhakijarekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Työhakemusrekisterin tarkoitus on vastaanottaa, käsitellä ja säilyttää Kuntien Tiera Oy:sta työnantajana kiinnostuneiden työnhakijoiden työpaikkahakemuksia. Hakija voi osoittaa hakemuksen haluamaansa työtehtävään tai jättää avoimen hakemuksen (verkoistoitua). Henkilöstöhallinnon henkilöt voivat myös yhdistää hakemuksen mahdolliseen muuhun sopivaan työtehtävään.
Hakijatietoja säilytetään aina luottamuksellisesti, eikä hakijoiden antamia hakemustietoja luovuteta rekrytointiprosessin ulkopuolelle. Luottamuksellisuus tarkoittaa, että hakijatiedot ovat vain niiden henkilöiden saatavilla, jotka ovat näiden tietojen käyttöön oikeutettuja (henkilöstöhallinto ja rekrytointeja käsittelevät esihenkilöt).
5. Henkilötietojen säilytysaika
Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin niiden käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista, ainoastaan mikäli rekisteröidyltä on saatu suostumus henkilötietojen säilyttämiseen ja käyttämiseen myös myöhemmissä rekrytointiprosesseissa. Tällöin tietoja voidaan lähtökohtaisesti käyttää yhden (1) vuoden ajan rekrytointiprosesseissa. Tiedot tuhotaan kahden (2) vuoden kuluessa. Mikäli työnhakijasta tulee työntekijämme, säilytämme hänen työnhakijana antamiaan ja työnhakuun liittyviä tietoja osana hänen henkilöstöprofiiliaan työntekijöidemme tietoja koskevan rekisteriselosteen mukaisesti
6. Rekisterin tietosisältö
Työnhakijan itse hakemuksessa (tai verkostoitumisessa) ja sen liitteissä antamat tiedot sekä Tieran kirjaamat lisätiedot rekrytointiprosessin aikana.
Rekisteri voi sisältää seuraavia rekrytointiprosessin ja työtehtävän kannalta tarpeellisia henkilötietoja työnhakijasta:
Perustiedot kuten nimi, syntymäaika, sukupuoli, äidinkieli , käyttäjätunnus ja/tai muu yksilöivä tunniste, salasana sekä yhteystiedot kuten yksityinen sähköpostiosoite, yksityinen puhelinnumero, osoitetiedot.
Työnhakijan hakemaan työtehtävään liittyvät tiedot kuten tiedot työsuhteen muodosta ja laadusta sekä tiedot työnhakuprosessissa nimetystä vastuuhenkilöstä. Tarkemmat tiedot ilmenevät työnhakuilmoituksesta.
Työnhakijan työnhakuprosessin yhteydessä rekisterinpitäjälle antamat muut tiedot itsestään, taustastaan ym. kuten valokuva, opiskelu- ja muut koulutukseen liittyvät tiedot, ammatti, työhistoriaa koskevat tiedot (kuten työnantajat, työsuhteen alkamisajat ja kestot sekä työtehtävien laatu), kielitaito, muu erityisosaaminen, kuvaus henkilökohtaisista ominaisuuksista, erilaiset todistukset ja arvioinnit sekä viittaukset Internetistä löytyviin portfolioihin, profiileihin tai muihin lähteisiin sekä referenssit
Työnhakijan rekrytointiprosessin etenemistä koskevat tiedot kuten tiedot tulossa olevasta jatkohaastattelusta tai rekrytointiprosessin keskeytymisestä
Tieran rekrytointiprosessin ja ulkoisten sidosryhmien tuottamat tiedot, kuten haastatteluun sekä testeihin liittyvät tiedot
Mahdolliset muut tiedot, jotka työnhakija itse on vapaaehtoisesti antanut työnhakuprosessin yhteydessä tai rekisterinpitäjän erikseen rekisteröidyn suostumuksella keräämät tiedot.
7. Henkilötietoja sisältävät järjestelmät
Työnhakijan tiedot tallennetaan TeamTailor-rekrytointijärjestelmään. Järjestelmän tietoturvasta huolehtii sopimusperustaisesti palvelun toimittaja. Henkilön, jota ei valita työtehtävään, tietoja ei tallenneta muihin järjestelmiin.
Työtehtävään valitun henkilön tiedot tallennetaan työsopimusta laatiessa ja työsuhteen alkaessa edelleen työsuhteen kannalta välttämättömiin järjestelmiin. Näiden tietojen käsittelystä on oma tietosuojaselosteensa.
8. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavien tietojen ensisijainen tietolähde on työnhakija itse. Jättämällä työhakemuksen ja käyttämällä Facebook- tai LinkedIn-tunnistautumista työnhakija antaa luvan kerätä tietojaan hänen julkisesta profiilista ns. julkisten tietojen osalta.
Lisäksi tiedot koostuvat työhönottoprosessissa tallennetuista tiedoista, joiden lähteenä voivat olla kaikki rekrytointiprosessiin osallistuvat tahot, mukaan lukien rekrytointikonsultit. Muita tietolähteitä käytetään laissa säädetyissä rajoissa. Käytämme tarvittaessa myös rekrytointikonsultteja tietolähteenä.
9. Tietojen säännön mukaiset luovutukset
Rekrytointitiedot ovat vain Tieran sisäiseen käyttöön. Rekisteriin tallennettuja työnhakijoita koskevia henkilötietoja luovutetaan työnhakijan antaman suostumuksen perusteella Tieran sisällä rekrytointeja hoitaville henkilöille.
Luovutamme henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla tahoille, joilla on lakiin, ja/tai sopimukseen perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja. Voimme luovuttaa tietoja myös muihin tarkoituksiin Suomen lain mukaisesti.
Emme luovuta rekisterin tietoja muille kuin edellä mainituille ulkopuolisille tahoille, ellei tietojen luovuttamiseen ole erikseen pyydetty ja saatu rekisteröidyn suostumusta.
19. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja voidaan siirtää tai luovuttaa tietosuojalainsäädännön puitteissa toimeksiannosta palveluja tuottaville yhtiöille vain EU:n ja Euroopan talousalueella.
11. Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötiedot säilytetään ja käsitellään luottamuksellisina. Sähköisenä olevan aineiston hallinnointi on rajattu vain työsuhdeasioita hoitaville henkilöille. Aineistoja säilytetään suojatulla palvelimella. Palveluja tuottavat yhtiöt on sopimusperusteisesti sitoutettu varmistamaan järjestelmien tekninen ja organisatorinen tietoturvallisuus.
12. Tarkastusoikeus
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa henkilötietorekisteriin talletetut tietonsa.
Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisesti rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle taikka rekisteröity voi tehdä tietopyynnön: https://ura.tiera.fi/data_request
13. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietorekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista.
Korjauspyyntö tehdään kirjallisesti rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle taikka rekisteröity voi yrittää korjata tietojaan: https://kuntientieraoy.teamtailor.com/connect/login
14. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Henkilötietoja käsitellään vain kohdassa 4 mainitussa tarkoituksessa. Henkilötietoja ei luovuteta suoramarkkinointiin tai muihin toissijaisiin tarkoituksiin, eikä niitä käytetä automaattiseen päätöksentekoon (esim. profilointi).
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa henkilötietojensa käsittelyyn antamansa suostumus tekemällä kirjallinen peruutusilmoitus rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle. Peruutusilmoituksen tekeminen: https://ura.tiera.fi/request_removal
Rekisteröidyllä on oikeus saattaa henkilötietojensa käsittelyn lainmukaisuutta koskeva asia Tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
Lisäksi rekisteröidyllä on käytettävissään muut yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) mukaisen oikeudet.
